如何高效工作——个人软件篇

如何高效工作——个人软件篇

在上一篇《如何高效工作——个人硬件篇》介绍了硬件层面提高的方法。即通过加快操作熟练性,升级办公用具的方法,提高工作执行速度。本质工作的流程和步骤不变,但是执行时间缩短。今天说的软件篇,里面介绍的方法,是优化工作执行的方式,让事情的解决效率,有指数级的提升。就像你用快速排序和用冒泡排序相比,优化了算法复杂度,排序速度有量级的提升。

具体到各行各业的工作,有很多和工作内容相关联的方法。在此提一些通用的方法,如果做到了,能够一通百通,轻松应对各种工作,对生活的效率也有提高。

软件篇的方法,就像软件之于计算机一样。会改变你的认知和对做事的想法,从根本上提升效率。

时间管理

时间对每个人都是公平的,不管穷人富人,一天都有24个小时。如何高效利用时间,是能让自己更多产出,寿命增长的一种好方式。主要介绍如何时间管理和克服拖延。

GTD

GTD(Getting Things Done)有五条核心原则:收集、处理、管理、执行、回顾。

收集:把需要跟踪的事情都记下来。尽可能全,防止忘了。

处理:如果能两分钟搞定的事情,马上做。剩余的按四象限法分类。

管理:把事情安排,确定下一步做什么,整理到日程当中。保证进度和节点。

执行:按计划的做,说到做到,专注完成。可以用番茄钟工作法。

回顾:定期回顾列表中的事情,把精力、时间和资源投入到最重要的事情。

时间管理四象限

在GTD的处理步骤,有用到时间管理四象限方法。
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具体的做法如图所示。

在程序员的日常工作,就有很多例子。

第一象限:线上出现了问题,需要马上修复。重要紧急。

第二象限:系统没有加监控和详细的日志。不紧急,因为没有这些也能继续跑。但是很重要,加监控不及时,可能会在出现事故的时候发现不出来。

主要精力要放到第二象限的事情,否则随着时间的推动,第二象限的事情会变成第一象限。人会被时间表推着做事。

番茄钟工作法

在做事的时候,最担心被打断,而且现在电子办公,有时也会被社交媒体,或者即时通信的消息打扰到。

番茄钟工作法是一个比较不错的方法。当你做事情的时候,按25分钟为一个单元,在这25分钟内,尽量做到专注,关掉即时通信提醒,不看邮件,只专心做你要做的事。当25分钟到了以后,休息5分钟。用来处理下邮件和漏掉的消息。

主要是让人有个大块的时间专心做一件事情。如果总分神,虽然时间跨度多,单都被打成了碎片时间,效率会大大降低。如果能集中精神做25分钟,产出还是不少的。而且任务可以用番茄数来衡量,时间久了,会对排期准确性大大提升。

番茄钟是厨房里定时的钟,扭动会计时,一般最大能计时60分钟。网上有卖的,类似于鸡蛋的形状。
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通过番茄钟工作法,让你的工作更加专注,并且能够记录工作花费的实际时长。

拖延症

几乎每个人都有拖延症,人的动物属性是趋利避害的,遇到比较难的事情,人体都倾向于不去做,不去思考。还有一般制定的计划,也都是延迟满足类的。例如要运动,读书,结果很好,但是刚开始会有点痛苦。和看电视,刷手机相比,还是玩更能即时快乐。

如果能克服拖延,能够节省很多浪费掉的时间,效率也会提升。

关于如何克服拖延症的书有很多,这两种方法比较有效。

结构化拖延

这种方法是斯坦福的一个哲学教授发明的。理解起来很简单,就是拖延也有优先级的。

当你列了一串要做的事情的清单后,当不想做优先级最高的那个时,就去找清单中简单一点的去做,用来逃避最难的事情。但是这也很好,时间没有浪费,把次优先级的事情给做了。

就像有的小孩在看电视,父母让他去做作业,他不去。过一会父母说,反正你也没事,把地扫一扫清洁下吧。小孩说我还是去做作业吧。

意志力

人要想把事情做成,还是要有点意志力才行。没有什么事情是容易的,想要取得成就,要有些意志力,能够克服人的动物属性,才能有大的提升。

吃美食当然开心,马上大脑就能得到反馈,但是如果觉得健康和身材更重要,哪有什么捷径,当然是要锻炼了。要想到为了长远的健康方面的快乐,是否能够放弃当前短期的即时快乐,而去延迟满足。
一旦有意志力,能够接收延迟满足,寻找到要做的事情的乐趣之后,发现也没那么难,运动的过程也是很快乐的。

同理,读书工作都一样,要勇敢地跳出舒适区,依靠意志力客服拖延才是最根本的。古往今来的有成就的人无不如此。

参考书籍

如果对上面介绍的方法感兴趣,可以详细阅读下面这几本书。为什么会有《断舍离》?减少让你分心的东西,让大脑装的东西密度更好,也会提升效率。

《暗时间》

《把时间当成朋友》

《高效能人士的七个习惯》

《番茄工作法图解》

《断舍离》


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